Septiembre tiene algo de ‘nuevo comienzo’ para muchas empresas. Vuelve la actividad después del verano, se recuperan procesos de selección que habían quedado parados y aparecen nuevas necesidades de contratación. Y también vuelve una situación que vemos prácticamente todos los años: una empresa encuentra al candidato que necesita, quiere incorporarlo cuanto antes y descubre que, por ser extranjero, hay algunas cosas que debería haber revisado antes. Estos son los errores al contratar extranjeros en septiembre: lo que vemos cada año.
No hablamos necesariamente de procesos complicados. Muchas veces el problema es simplemente haber dado por hecho que la contratación podía hacerse igual que con cualquier otro candidato. En Bit Extranjería trabajamos con empresas y departamentos de RR. HH. que se encuentran precisamente en este punto. Estos son algunos de los errores que más se repiten.
Errores al contratar extranjeros en septiembre
Dar por hecho que tener NIE significa poder trabajar. Esta es probablemente una de las confusiones más habituales. El hecho de que una persona tenga NIE no significa, por sí solo, que pueda empezar a trabajar en España. El NIE es un número de identificación. Lo importante es saber qué autorización tiene esa persona y qué le permite hacer.
Antes de cerrar una incorporación conviene comprobar la situación administrativa del candidato. Hacer esta revisión cuando ya se ha pactado una fecha de entrada suele generar prisas que podrían haberse evitado.
Esperar hasta el último momento para revisar el permiso. Imaginemos una situación bastante normal: durante agosto se entrevista a un candidato, ambas partes llegan a un acuerdo y se decide que empezará a trabajar a mediados de septiembre.
Es entonces cuando alguien pregunta: “¿Tenemos que hacer algo con su permiso?” Si es necesario solicitar o modificar una autorización, quizá ya vamos tarde para la fecha que se había previsto. Cuando sabemos desde el principio que estamos ante un candidato extranjero, merece la pena revisar su situación administrativa antes de fijar una fecha definitiva de incorporación.
No distinguir entre un estudiante y una persona con autorización de trabajo. Este caso aparece especialmente en septiembre. Muchos estudiantes internacionales terminan sus estudios o prácticas durante el verano y encuentran una empresa interesada en contratarlos. Para la compañía puede parecer sencillo: termina los estudios el viernes y empieza a trabajar el lunes pero administrativamente no siempre funciona así.
Dependiendo de la autorización que tenga el estudiante y de su situación concreta, puede ser necesario realizar una modificación antes de iniciar la nueva etapa laboral. No significa que no pueda contratarse. Significa que hay que plantear bien el paso de una situación a otra.
Pensar primero en el candidato y después en el tipo de autorización. Cuando una empresa encuentra un buen perfil, lo normal es centrarse en sus conocimientos, experiencia y encaje con el puesto. La parte migratoria viene después. Sin embargo, cuando hablamos de contratación internacional, a veces conviene hacer las dos cosas prácticamente en paralelo. Hay diferentes vías para incorporar talento extranjero y elegir correctamente puede cambiar bastante el proceso.
No es lo mismo contratar a alguien que ya reside y trabaja en España que traer a un profesional que actualmente vive fuera del país. Tampoco es igual un perfil altamente cualificado que otras situaciones laborales.
Antes de empezar a recopilar documentos, merece la pena responder a una pregunta sencilla: ¿cuál es la vía adecuada para esta persona?
Preparar la documentación con prisas
Septiembre suele venir acompañado de urgencias.
“Necesitamos que empiece cuanto antes.”
Lo entendemos. El problema es que las prisas y los trámites de extranjería no siempre se llevan bien. Un documento que falta, una información que no coincide o una condición contractual que no se ha revisado pueden terminar generando un requerimiento y retrasando todavía más la incorporación.
A veces intentar ahorrar una semana preparando el expediente deprisa termina haciendo perder varias.
No coordinar a RR. HH. con el trabajador
Hay una parte de la documentación que depende de la empresa y otra que tendrá que aportar el propio trabajador. Cuando nadie coordina ambas partes, empiezan los correos de última hora: falta este certificado, necesitamos este documento, hay que traducir aquello…
Es mucho más sencillo establecer desde el principio qué tiene que preparar cada parte y en qué momento se necesita. Además, si el profesional se encuentra todavía fuera de España, puede haber documentación que tarde más tiempo en conseguirse, legalizarse o traducirse.
¿Cómo evitar estos problemas?
No hace falta convertir cada contratación internacional en un proyecto enorme. Muchas veces basta con hacer una pequeña revisión antes de confirmar la incorporación: qué permiso tiene el candidato, si puede trabajar con él, si es necesario modificarlo y qué documentación necesitaremos.
Si todo está correcto, adelante. Y si hace falta realizar algún trámite, al menos podremos incorporarlo al calendario y establecer una fecha realista con el candidato. Es mucho mejor descubrirlo al principio que tres días antes de que tenga que empezar.
Septiembre es un buen momento para revisar cómo contratamos
Si una empresa incorpora trabajadores extranjeros con cierta frecuencia, septiembre también puede ser un buen momento para revisar el procedimiento interno. No solo pensando en la próxima contratación, sino en las siguientes. Tener claro quién revisa la documentación, cuándo debe hacerlo y qué información hay que solicitar al candidato evita muchas improvisaciones. Y cuando el volumen de trabajadores internacionales aumenta, esta organización se nota todavía más.
La mayoría de los errores que vemos al contratar trabajadores extranjeros no nacen de situaciones especialmente complejas. Suelen aparecer por falta de planificación o por revisar demasiado tarde la situación administrativa del candidato.
En Bit Extranjería ayudamos a empresas y departamentos de RR. HH. a gestionar la contratación de profesionales extranjeros, desde la revisión inicial del caso hasta la tramitación de las autorizaciones necesarias. Si ya tienes un candidato seleccionado y no sabes qué pasos hay que seguir para incorporarlo, podemos estudiar su situación antes de iniciar el proceso.